“Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende e não há sucesso no que não se gerencia.”
William Edwards Deming
Os profissionais de compliance muitas vezes são questionados sobre a melhor maneira de medir o acompanhamento e o desenvolvimento de um bom programa de conformidade. Porém, nem sempre é fácil unir todos os requisitos de controle e de gestão de riscos de compliance em um único sistema ou software, pois os temas englobam as mais diversas áreas da empresa.
Mas, considerando os pilares de um programa de conformidade, é importante e necessária a implementação de indicadores de desempenho, pois é a melhor maneira de fazer o acompanhamento do progresso.
E como? Dados. É por meio de gráficos, estatísticas, volumetria, tipologia, quantidade de treinamentos ministrados, público-alvo atingido, comunicações, quantidade de denúncias – abertas, fechadas, por temas, due diligence – realizadas e por risco identificado que será possível a visão do todo.
O ideal é que a empresa possua incentivo e acompanhamento das atividades praticadas pela alta e média liderança da empresa envolvendo temas de compliance.
Publicações em mídias internas, externas, pauta em reuniões com os times, convites para palestras e participação em eventos nem sempre são registrados e controlados e, por mais que pareça burocrático, é muito importante que as empresas tenham um sistema/software para registros e apontamento de tais atividades.
Por sua vez, a gestão e a análise de riscos de compliance, especialmente em empresas maiores e multinacionais, nem sempre é realizada pela equipe de conformidade e as áreas de riscos e auditoria possuem outras ferramentas de controle e acompanhamento das análises realizadas.
Trata-se de outro desafio para a equipe, que na maior parte das vezes precisa consolidar informações de todas as auditorias realizadas, prazos de conclusão, responsáveis, temas, o que costuma consumir horas de trabalho e que certamente seria facilitado com sistemas que concentrem tais dados.
Sobre as políticas, procedimentos e Código de Ética, é muito importante que se tenha um controle, em um lugar único, sobre os prazos de validade, periodicidade de renovação, quem foram os aprovadores e aplicabilidade.
Outra esfera importante é o controle de participação em licitações e contratos administrativos. Controlar e dar transparência para essas transações têm sido sempre um desafio para as empresas. Muitas delas não publicam em seus sites exatamente por não possuírem um sistema de controle efetivo contendo tais informações.
Aliás, treinamentos e ações de comunicação devem ser planejados e de preferência de acordo com o risco identificado por meio de canais de denúncias, consultas realizadas e histórico da empresa.
Assim, a empresa deve implementar um cronograma de comunicação e treinamento efetivos, além de acompanhar a realização das atividades de maneira que seja fácil comprovar a efetividade de todas as ações que foram implementadas. Materiais utilizados, dinâmicas, games, índice de assertividade, lista de presentes tem sido cada vez mais utilizados como evidência para comprovar o comprometimento da empresa em ações de comunicação e treinamento. Quem pode ajudar nesse controle: processos e sistemas.
Por sua vez, plataformas de controle e acompanhamento de diligências realizadas para contratação de parceiros e terceiros são reputadas essenciais para evitar risco jurídico e reputacional.
Cada vez mais as empresas têm sido penalizadas por não terem realizado análise e due diligence das empresas com as quais irão se relacionar e isso reflete na reputação e no grau de comprometimento dos empresários com a sociedade. Quem quer ver sua empresa com a reputação manchada ao estabelecer parcerias com empresas que não são sérias e que não possuem requisitos mínimos de compliance?
Na medida do possível, um bom programa de conformidade deve garantir que sua equipe, “em apenas um clic” e de preferência em uma interface única, tenha acesso aos dados sobre as denúncias recebidas, investigadas, temas abordados, se procedentes ou improcedentes, SLA para finalização, quantidade de anônimas, etc. Tais informações servem como fortalecimento da confiança dos funcionários nos canais de comunicação das empresas.
Em tempo, quando as empresas buscam certificações e reconhecimento externos, é muito comum que várias informações e evidências sejam necessárias e o desafio maior é ter tudo consolidado para uma apresentação rápida e eficaz.
E se empresas buscam por inovação em todos os sentidos, para programas de compliance não é diferente: quanto melhor o controle dos itens aqui exemplificados, melhor será o desempenho da área de Conformidade, e talvez alguma tecnologia ajudando nessa gestão será de grande valia.