As sociedades limitadas e anônimas devem convocar, anualmente, a reunião ordinária de sócios ou a assembleia geral ordinária (“Assembleia“) nos quatro primeiros meses subsequentes ao término do exercício social. Esse prazo, em geral, se encerra em 30 de abril, visto que o exercício social das sociedades normalmente coincide com o exercício fiscal e se encerra em 31 de dezembro.
Na pauta da Assembleia, obrigatoriamente, inclui-se a tomada de contas dos administradores e a aprovação das demonstrações financeiras, além da eleição ou reeleição dos administradores e membros do conselho fiscal, quando aplicável.
Para garantir a transparência e eficiência nas deliberações, é necessário que os documentos pertinentes estejam disponíveis com no mínimo 30 dias de antecedência da data marcada para a Assembleia. Para a maioria das sociedades anônimas, isso implica a publicação das contas e demonstrações financeiras até 1 mês antes da Assembleia.
A aprovação das contas dos administradores e das demonstrações financeiras, caso ocorra, exonerará os administradores e membros do conselho fiscal, conforme aplicável, de responsabilidade, a menos que erro, dolo ou simulação sejam identificados.
É crucial observar que a não realização da Assembleia conforme previsto em lei ou a omissão na aprovação das contas e demonstrações financeiras pode acarretar em responsabilização dos administradores pelos danos causados perante terceiros e à sociedade.