Em razão das festas de final de ano, é muito comum que os funcionários das empresas cogitem oferecer ou receber uma cortesia de negócios. Cortesia de negócios normalmente são representados por presentes, entretenimento, viagens, refeições, brindes etc.
Oferecer ou receber cortesias de negócios pode fortalecer as relações comerciais existentes entre as empresas, ajudam na divulgação dos produtos no mercado. Porém, dependendo do momento e ocasião, elas podem se tornar um problema.
A maior parte das empresas possui um código de conduta e políticas próprias sobre o tema, estabelecendo, inclusive, valores aceitáveis.
Este tema deve estar presente nos treinamentos realizados pela equipe de Compliance aos funcionários, e é muito importante que a empresa tenha uma ferramenta de controle para solicitação, revisão e aprovação das cortesias.
Mas e aí, oferecer ou receber uma cortesia de negócios é sempre um problema?
Não, desde que sejam observados alguns requisitos mínimos, como por exemplo, i) o oferecimento ou recebimento deve estar de acordo com a lei, com as políticas internas da empresa, não só daquela que oferece, mas também daquela que receberá a cortesia, ii) a eventual limitação a um valor estimado deve ser observada; iii) a frequência; iv) o momento; e v) a forma (produto, dinheiro ou equivalente a dinheiro).
Antes de oferecer ou receber uma cortesia, os funcionários da empresa devem verificar suas próprias políticas e também as políticas do parceiro de negócios que receberá a cortesia.
Além disso, o valor deve ser adequado e estar de acordo com as práticas usuais de mercado. Ainda, sobre o valor, é comum as empresas terem seus limites internos e estes também devem ser observados. Outro ponto importante é a frequência. Oferecer cortesia de negócios toda semana ou todo mês normalmente é um problema.
A cortesia oferecida deve observar o momento adequado. Por exemplo, se houver uma negociação prestes a ser fechada, não é adequado oferecer ou recebê-la.
A transparência e a integridade devem ser sempre observadas ao oferecer ou receber uma lembrança ou presente. A pergunta que sempre deve ser feita é a seguinte: caso questionado, será possível prestar esclarecimentos sobre a cortesia oferecida ou recebida?
Se a resposta for não, com certeza é possível que a empresa esteja diante de um problema, pois, muitas vezes, ao redor do mundo, cortesias foram oferecidas como forma disfarçada de suborno.
Por fim, os códigos de conduta são uníssonos ao proibir o oferecimento ou recebimento de cortesias em dinheiro ou produto equivalente.
Atenção: aquilo que não pode ser feito de maneira aberta e transparente é algo que poderá ser questionado.
Assim, a conscientização e treinamento sobre cortesias de negócios são fundamentais para que a empresa possa continuar no caminho certo de propagação de ética e integridade.