A Lei 5.474/68, também conhecida como Lei de Duplicatas, estabelece que em todas as compras e vendas mercantis com prazo de pagamento superior a 30 dias, o vendedor fica obrigado a emitir documento chamado fatura, cuja finalidade é a de discriminar as mercadorias e os detalhes da venda, fazendo referência à nota fiscal a ela vinculada.
As duplicatas são emitidas a partir de uma fatura, e embora não seja um documento de emissão obrigatória, no caso de o fornecedor decidir emiti-la, caberá a ele cumprir requisitos exigidos pela Lei de Duplicatas.
Apesar de ser um documento importante, a duplicata física tem sido cada vez menos utilizada, dando lugar à duplicata eletrônica, que apesar de seguir as mesmas regras, possui uma estrutura diferenciada.
A emissão é feita a partir de um pacote de dados entre um credor e uma instituição financeira. Em resumo, o fornecedor faz a operação de venda da mercadoria e encaminha os dados à instituição financeira. Fisicamente, o comprador visualiza um boleto que contém as informações da nota fiscal e da fatura emitida.
A duplicata necessita de aceite – ou seja, a concordância expressa do comprador. É importante considerar que contra a duplicata cabe recusa pelo comprador que, a depender do ocorrido, pode se negar a oferecer aceite em até 15 dias da emissão. As hipóteses de recusa estão elencadas nos artigos 7º e 8º da Lei de Duplicatas e dentre elas, está a entrega incompleta ou defeituosa dos produtos que foram adquiridos.
No caso de inadimplemento, a duplicata também é considerada título executivo extrajudicial, sendo, portanto, na hipótese de preenchidos todos os requisitos, passível de ação de execução contra o devedor do título.
Com relação à ação de execução, o artigo 15 da Lei de Duplicatas determina que a cobrança judicial do título será efetuada em conformidade com o processo aplicável aos títulos executivos extrajudiciais, contudo, no caso de não possuir aceite, será necessário o acréscimo de alguns documentos.
Quando se tratar de duplicata aceita, estando protestada ou não, cabe execução somente com a apresentação da duplicata, contudo, quando se tratar de duplicata não aceita, deverá ser apresentado, em conjunto com a nota fiscal, (i) a comprovação do protesto, (ii) um documento comprobatório da entrega e do recebimento da mercadoria, permitida a sua comprovação por meio eletrônico e, ainda, (iii) que o sacado – embora não tenha formalizado aceite – não tenha, comprovadamente, o recusado, no prazo, nas condições e pelos motivos previstos nos arts. 7º e 8º da Lei.
Sendo assim, melhor do que depender do comprador para aceitar a duplicata será garantir o cumprimento dos requisitos previstos na Lei de Duplicatas bem como a guarda dos documentos para execução, assegurando a rápida recuperação do crédito em caso de inadimplemento.