A Lei 10.406/02 (“Código Civil”), ao prescrever algumas regras basilares de governança em sociedades limitadas, determina que as deliberações dependentes de aprovação dos sócios serão tomadas em reunião ou assembleia de sócios, sendo essa última obrigatória em sociedades com mais de dez sócios. Além disso, ambas também se diferenciam pelo nível de formalidade, sendo que a assembleia deverá respeitar as formalidades do Código Civil, enquanto as de reunião poderão ser pactuadas pelos sócios no contrato social (ou, em sua omissão, pelas regras de assembleia).
O art. 1.071 do Código Civil elenca um rol exemplificativo das matérias que podem ser decididas nessas ocasiões, como, e.g., modificação do contrato social, incorporação, fusão ou dissolução da sociedade, entre outros. Obrigatoriamente, os sócios devem se reunir, de forma ordinária, pelo menos uma vez por ano, nos quatros meses seguintes ao término do exercício social, para tomar as contas dos administradores, deliberar sobre o balanço patrimonial e o de resultado econômico, designar administradores, quando for o caso, e tratar de qualquer outro assunto constante da ordem do dia. Eventuais demais assuntos de interesses da sociedade poderão ser tratados em deliberações extraordinárias, convocadas especialmente para esse fim.
Independentemente do formato em que serão tomadas as deliberações (ordinária ou extraordinária), todos os sócios da sociedade limitada deverão ser convocados e informados do conteúdo da reunião ou assembleia. As regras gerais e formais do Código Civil, aplicada às assembleias, serão exploradas a seguir:
A assembleia pode ser convocada: (i) pelos administradores; (ii) pelos sócios, quando os administradores não convocarem a reunião ou assembleia nos casos previstos em lei ou no contrato social, por mais de 60 dias, ou pelos titulares de mais de um quinto do capital social, quando os administradores não atenderem, no prazo de oito dias, o pedido de convocação; e (iii) pelo conselho fiscal, caso haja.
A convocação deve se dar mediante a publicação de edital no diário oficial da União ou do Estado (dependendo da localidade da sede da empresa, nacionalidade ou do quanto prescrito em lei) e em jornal de grande circulação da sede da sociedade, por três vezes cada. Nos termos do art. 1.152, §3º, do Código Civil, o primeiro anúncio de convocação deverá ser publicado com pelo menos oito dias de antecedência, em primeira convocação, ou com pelo menos cinco dias de antecedência, quando se tratar de segunda convocação.
Além da hora e local em que ocorrerá a reunião, o edital de convocação deve indicar a ordem do dia, que consiste nos assuntos que serão tratados na assembleia. Cumpre ressaltar que a publicação dos editais é dispensada quando todos os sócios comparecerem à assembleia, ou se declararem, por escrito, cientes do local, data e ordem do dia.
A assembleia será instalada com a presença, em primeira convocação, de titulares de no mínimo 3/4 do capital social e, em segunda, com qualquer número. Os sócios podem ser representados na assembleia por outro sócio ou por advogado, desde que mediante a outorga de procuração com especificação dos atos autorizados a serem deliberados.
A assembleia se realizará com mesa composta por um presidente e um secretário escolhidos entre os sócios presentes. Instalada, o presidente da assembleia procederá com a apresentação, discussão dos assuntos que foram objetos da convocação e votação, anunciando o resultado das deliberações. Ao final, uma ata deverá ser lavrada e assinada pelos membros da mesa e pelos sócios participantes, além de lavrada no livro de atas da assembleia.
Importante apontar que o art. 1.080 do Código Civil dispõe que caso haja violação das deliberações do contrato social ou da lei, a responsabilização dos sócios que as aprovaram não respeitará a limitação do valor correspondente ao seu percentual do capital social e será ilimitada. Por fim, destaca-se que as deliberações dos sócios se tornam dispensáveis quando todos decidirem, por escrito, sobre a matéria que seria objeto delas.
Havendo dúvidas sobre as formalidades de assembleia de sócios e demais obrigações, nossa equipe Societária estará à disposição para esclarecê-las.