A Lei 6.404/76 (Lei das S.A.) lista em seu artigo 100 quais livros sociais são obrigatórios para uma Sociedade por Ações, sendo eles: (i) Livros de Registro de Ações Nominativas; (ii) Livros de Registro de Transferência de Ações Nominativas; (iii) Livro de Registro de Partes Beneficiárias Nominativas, se aplicável; (iv) Livro de Registro de Transferência de Partes Beneficiárias Nominativas, se aplicável; (v) Livros de Presença de Acionistas; (vi) Livros de Atas de Assembleia Geral; (vii) Livros de Atas de Reunião da Diretoria e Livro de Atas de Reunião de Conselho de Administração, conforme os caso; e (viii) Livro de Atas do Conselho Fiscal.
O Livro de Registro de Ações Nominativas é um dos livros mais importantes para as Sociedades por Ações, pois nele é informado (i) quem são os acionistas e o números de ações das quais são proprietários; (ii) os aportes de capital realizados; (iii) as conversões de ações em outra espécie ou classe; (iv) o resgate, reembolso e amortização das ações, ou de suas aquisições pela companhia; (v) mutações operadas pela alienação ou transferência de ações; e (vi) quaisquer eventuais gravames que recaiam sobre elas. Esse livro, no entanto, não é assinado pelos acionistas.
Já o Livro de Registro de Transferência de Ações Nominativas tem como objetivo registrar todas as transferências de ações realizadas, seja por compra e venda, por doação, ou outra forma de cessão, de forma a mapear o histórico societário da companhia. Dessa forma, vale dizer, que toda e qualquer transferência de titularidade de ações deve ser registrada neste livro e tal transferência deverá sempre ser assinada pelo cedente e pelo cessionário da operação, ou seus legítimos representantes.
Quanto ao Livro de Atas de Presença de Acionistas, este tem a função de registrar quais acionistas estão presentes em cada assembleia de acionistas realizada pela companhia a fim de assegurar que o quórum mínimo de instalação e deliberação foi devidamente respeitado.
Ainda, o Livro de Atas de Assembleia Geral tem como finalidade registrar os temas que foram tratados na Assembleia Geral Ordinária ou Extraordinária. Cabe ressaltar que a via registrada nesse livro é sempre a original da ata, sendo as vias levadas a arquivamento na Junta Comercial as cópias fiéis da ata lavrada no livro. Assim como o Livro de Atas de Assembleia Geral, o Livro de Atas de Reunião de Diretoria e o Livro de Atas do Conselho de Administração e do Conselho Fiscal têm como objetivo registrar todas as matérias discutidas e deliberadas nas respectivas reuniões, assegurando o registro das decisões tomadas. Quando as cópias das atas são arquivadas na Junta Comercial competente é dada a sua publicidade e as decisões passam a ser eficazes contra terceiros.
O Livro de Registro de Partes Beneficiárias Nominativas e o Livro de Registro de Transferência de Partes Beneficiárias Nominativas aplicam-se apenas às Sociedades por Ações que possuam esses títulos de crédito em circulação e devem ser mantidos sempre atualizados.
É obrigação da diretoria manter os livros societários atualizados e cabe ao conselho de administração, se houver, fiscalizar os livros da companhia. No entanto, a atualização e a regularidade dos livros societários vão além de ser uma mera obrigação legal burocrática. Elas podem impactar a Sociedade em diversos aspectos, incluindo, mas não se limitando, no tocante a obrigações que a companhia possui com seus acionistas, como a distribuição de dividendos.
Um exemplo disso é que na recente disputa judicial travada entre a Ambev S.A e F. Laeisz., o juiz Djalma Moreira Gomes ressaltou que, conforme dispõe o artigo 31 da Lei das S.A., a propriedade das ações nominativas presume-se pela inscrição do nome do acionista no livro de Registro de Ações Nominativas. Sendo assim, “a inscrição no livro de Registro de Ações Nominativas é formalidade essencial que comprova a propriedade, justamente porque ela (a inscrição) não se dá de modo aleatório, mas reclama a existência de um ’documento hábil’ (que fica arquivado na companhia) a revelar o negócio jurídico subjacente ou decisão judicial que, tomada em processo regular, constitui o título aquisitivo”.
Dessa forma, de acordo com o texto legal e reafirmado pelo Magistrado, o proprietário das ações da companhia faz jus ao recebimento de dividendos, juros sobre capital próprio, bonificações e outras remunerações devidas aos acionistas. Com isso, conclui-se que é de suma importância que as companhias mantenham os seus livros societários devidamente atualizados, para que evite futuros litígios e desgastes entre os acionistas.
Havendo dúvidas com relação à escrituração, atualização e manutenção de livros societários, nossa equipe Societária estará à disposição para esclarecê-las.
FELIPE LOPES DE FARIAS CERVONE
CAUÊ JORGE DE ALMEIDA
LARA SPARAPANI DE MAGALHÃES
MARCELA STECKELBERG NICOLETTI